L’encre et la papeterie représentent une grande partie des coûts d’impression. Afin d’optimiser les dépenses de votre parc d’impression vous pouvez :
Renégocier le contrat d’entretien et de maintenance
Un copieur professionnel doit être régulièrement entretenu afin d’éviter les pannes. Sachez que la réparation peut être assurée par le service après-vente pendant la période de garantie. Passé ce délai, vous pouvez faire appel à un prestataire externe. Analysez scrupuleusement le contrat d’entretien qui vous est proposé et renégociez si possible. Plusieurs critères sont à prendre en compte comme la fréquence des interventions et les services inclus tels que la main d’œuvre, le transport et le renouvellement et la gestion des composants comme les cartouches d’encre de couleur pour les imprimantes.
Évaluez les besoins de chaque parc d’impression
La comptabilité analytique permet d’évaluer le coût de chaque impression. Chaque département calculera ensuite ses dépenses en photocopie et en impression en fonction du volume de documents papier manipulés quotidiennement au bureau. Les utilisateurs s’efforceront par la suite de ne pas dépasser ce coût. Les appareils modernes chiffrent par sécurité exactement la quantité d’impressions de documents effectuées à partir de chaque ordinateur connectés en réseau et le nombre de copies réalisées par chaque utilisateur.
La conservation en toute sécurité, l’archivage et la vision à long-terme de la gestion des documents seront facilités. En matière d’espace de stockage, l’archivage physique n’étant plus nécessaire, le gain de place est remarquable. On note aussi l’accessibilité des documents en entreprise, consultables par de nombreuses personnes, éventuellement à partir de localisations distinctes.
Le marché des photocopieurs multifonctions : Canon, Ricoh et HP
Pour faire face aux évolutions technologiques ainsi qu’aux attentes des entreprises et des particuliers, le marché des photocopieurs multifonctions connaît des bouleversements et quelques marques occupent le devant de la scène comme Ricoh ou Canon et sa gamme i-SENSYS, ou Toshiba, Xerox ou Epson.
Ricoh
Entreprise japonaise d’électronique fondée en 1936 par l’institut de recherche Riken pour commercialiser sa découverte, le papier photo-sensible, Ricoh propose désormais une gamme complète d’appareils de reprographie (imprimantes, imprimantes 3D, photocopieurs, fax), ainsi que des consommables (agrafes, cartouches d’encre…).
Kyocera
Kyocera est une compagnie japonaise fondée en 1959. D’abord spécialisé dans les composants céramiques, le groupe s’est diversifié dans la technologie de pointe. Ses solutions d’impression sont réputées pour leur vitesse d’impression, la qualité de restitution de la couleur et leur faible coût.
Lexmark
Lexmark est une compagnie américaine, a été créée en 1991 lorsque le géant IBM s’est séparé de sa division impression. Actuellement, Lexmark propose 3 types d’imprimantes positionnées sur un secteur plutôt haut-de-gamme : des imprimantes laser, des imprimantes matricielles et des imprimantes multifonctions.
Attention à l’arnaque au contrat de location
Des sociétés de location peu scrupuleuses utilisent le mécanisme de la participation commerciale afin de détourner l’attention du signataire. Avant de remplir un bon de commande, votre cabinet d’avocats doit donc vérifier la portée de son engagement car plusieurs affaires ont fait remonter des pratiques courantes relevant de l’escroquerie et ayant fait jurisprudence. Sous couvert d’un partenariat, une remise ou un remboursement partiel est promis par la société à chaque renouvellement du contrat de location.
Le cabinet est donc obligé de prolonger le contrat, et d’opter pour du matériel encore plus couteux. Or cette pratique qui a été considérée comme un dol par la Cour d’appel de Paris, d’Aix-en-Provence et de Grenoble ne respecte pas le droit des contrats. Obtenez un prix compétitif en demandant un devis personnalisé gratuit pour découvrir nos solutions d’impression pour avocat ou conseiller juridique.
