Comment organiser des événements professionnels, publics ou privés pour le compte de votre entreprise ? Appuyez-vous sur les meilleures pratiques. En effet, s’il existe un grand nombre d’événements professionnels (salons, congrès, portes ouvertes, séminaires, team building, soirées d’entreprise, conférences, formations, cocktails, etc.), il est possible d’identifier différentes étapes créatives.
Suivre ces étapes vous permettra d’avoir une vision claire de l’organisation de votre événement professionnel et d’avoir l’esprit serein. Un bon organisateur le sait : mal organisé, un événement peut devenir un parcours semé d’embûches. Pour vous prémunir de certains écueils, consultez notre check-list des bonnes pratiques pour l’organisation d’événements !
Étape 1 : Définir ses objectifs et le format de la campagne.
Questions à se poser :
Première question, organisez un événement professionnel, demandez-vous : pourquoi faites-vous cela ? Augmenter la popularité de la marque ? Partager votre expertise avec vos pairs ? Communiquer sur les lancements de produits ? Convaincre les investisseurs potentiels ? Vous avez du mal à améliorer votre marque employeur et la rétention des talents ?
La définition d’objectifs détermine en grande partie le format de la campagne, ainsi que la stratégie globale employée.
En effet, les conférences sont une excellente occasion d’échanger avec des professionnels de votre industrie et les liens avec vos clients seront mieux établis lors d’un gala ou d’une soirée des Fêtes.
Étape 2 : Identifier son public !
Quel est votre public et combien de participants souhaitez-vous inviter à votre événement ?
Considérer votre public va de pair avec l’identification de vos objectifs. À partir de cette question, vous pouvez également choisir la nature de l’événement, ainsi que les sujets concernés, les intervenants, etc.
Questions à se poser :
☑️ Quel objectif répond le mieux à l’objectif fixé ? Attention à ne pas vous enivrer d’une idée, aussi extraordinaire soit-elle. N’oubliez jamais qu’un événement n’existe que lorsqu’il rencontre son public.
☑️ Qu’apportera votre événement au public ? Qu’est-ce qui les convaincra vraiment de participer ?
☑️ Combien de personnes peuvent ou veulent inviter à votre événement ? Cependant, cette question dépend encore largement de votre budget, surtout s’il n’est pas illimité.
☑️ Si c’est votre projet, quelle cible serait prête à payer pour des activités payantes ?
Étape 3 : Délimiter le budget
Les buts et objectifs des activités de votre entreprise ont-ils été identifiés ? Décider d’un budget devient la chose la plus importante… si vous n’avez aucune expérience ou soutien d’une agence événementielle, cela peut être la chose la plus difficile à faire.
Et pour cause, de nombreux postes de dépenses sont à prévoir :
- emplacement à louer,
- hôte et hôtesse,
- Traiteurs, si vous planifiez des repas,
- Équipement audio,
- meubles,
- assurance, etc…
Vous pouvez quantifier ce que vous pouvez mettre sur la table en vous posant les bonnes questions :
Avez-vous des enveloppes infinies ou imposées ?
Quelles sont vos chances d’utiliser des sources de financement externes (subventions, sponsors, etc.) ?
Quel est le prix moyen estimé des différents postes de dépenses ?
Envisagez-vous un accès payant ou un accès gratuit à votre événement ?
Vous recherchez l’équilibre ou le profit ?
Votre budget est-il fixe ou peut-il être modifié ?
Conservez un document, tel qu’une feuille Excel, où vous enregistrez vos estimations de coûts, vos entrées de trésorerie, vos sorties de fonds, etc.
💡 Nous vous recommandons de garder une marge, indispensable pour les dépenses imprévues. Traditionnellement, lorsque vous organisez un événement, prévoyez une enveloppe qui représente 15% de votre budget total. Mieux vaut prévenir que guérir !
Étape 4 : Choisir la bonne date !
Quel dommage de dépenser de l’énergie pour préparer un événement professionnel… et de s’apercevoir ensuite le jour J que les participants se font rares faute de dates adaptées.
Portez une attention particulière à cette sélection de date.
☑️ Evitez certaines périodes telles que les vacances scolaires, les jours fériés, les lundis, les périodes d’affluence déterminées par le service événementiel, etc.
☑️ Gardez un œil sur les calendriers d’événements de vos concurrents et évitez de programmer vos événements en même temps qu’eux.
☑️ Si vous prévoyez d’organiser un événement en dehors des heures de travail, comme en soirée, rendez-le convivial. Qui veut se concentrer lors d’une séance de réflexion après une journée de travail ?
☑️ Gérez différentes restrictions sur les participants à l’événement, qu’il s’agisse de votre prestataire ou de l’équipe que vous envisagez de mobiliser.
☑️ Choisissez une date ni trop proche (pour laisser aux intervenants et invités le temps de s’organiser) ni trop éloignée (pour éviter les oublis et donc ne pas se présenter).
Enfin, pensez à la durée de la manifestation. Tout dépend de ce que vous allez dire. Si les sujets à aborder sont nombreux, n’hésitez pas à prévoir plusieurs journées d’animations pour que les intervenants puissent prendre la parole et débattre dans de bonnes conditions.
Étape 5 : Choisir le lieu de l’évènement !
5.1 Type de lieu :
Salle d’accueil, parc des expositions, mairie… Choisissez un lieu adapté au nombre de visiteurs attendus, notamment en termes de taille.
Selon le type d’événement envisagé, les différentes installations et aménagements disponibles dans la salle interviennent également : Avez-vous besoin d’un podium pour prendre la parole ? La cuisine sert de la nourriture pour les invités ? Peut-on accueillir une place pour une buvette ? du parking ?
5.2 Emplacement du lieu
Il doit être facile d’accès. Rien n’ennuie ni ne dissuade plus vos visiteurs que d’éloigner votre événement de toute infrastructure de transport. Des startups comme Kactus, Bird Office et même Snapevent vous permettent de faire des recherches de salles efficacement.
💡 Nous vous recommandons de prendre le temps de visiter ce lieu avant le jour J. Évitez les mauvaises surprises et comprenez mieux les possibilités que cet endroit a à offrir.
Étape 6 : communiquer sur l’événement !
Pour attirer du monde, prévoyez une stratégie de communication événementielle bien pensée.
Encore une fois, tout dépend de votre budget et de vos objectifs. Cependant, plusieurs supports de communication sont à considérer.
☑️ Votre propre site internet : Diffusez facilement toutes les informations liées à votre événement et bénéficiez d’une bonne visibilité, notamment grâce aux citations naturelles.
☑️ Email : C’est le canal approprié pour envoyer des invitations aux sections préalablement sélectionnées de la base de données.
☑️ Vos réseaux sociaux : Ils facilitent la communication avec votre audience et diffusent également des informations aux personnes intéressées par vos activités via la publicité payante. Quelques dizaines d’euros suffisent parfois pour toucher des milliers d’internautes sans un budget colossal. Vous pouvez choisir des réseaux en fonction de votre ciblage et ciblage : Facebook Ads, LinkedIn Ads, Twitter Ads, etc.
☑️ D’autres réseaux, comme meetup.com, rassemblent leurs membres autour de sujets, généralement de manière professionnelle. Par tous les moyens, rendez vos actions visibles.
☑️ Presse et relations publiques : Ensuite, vous devez rédiger un communiqué de presse avec toutes les informations de base.
☑️ Création de flyer et distribution : Créer un flyer pour un évènement est judicieux.
